Cara menggunakan Mailing List di Microsoft Word untuk Membuat Surat masal

Seperti yang kita ketahui, bahwa surat menyurat dalam suatu pekerjaan adalah sangat penting dalam kegiatan administrasi. Micrososoft Word menyediakan fitur ” mailing list” untuk mempermudah kita membuat surat yang sama kepada banyak Orang.

Contoh kasus yang akan kami sampaikan di sini adalah, membuat surat Pemutusan Hubungan kerja untuk karyawan dalam jumlah banyak. Contoh Suratnya seperti ini :

mailing list microsoft word 2016
Conoh surat

Kita bisa lihat bahwa, yang perlu di surat itu adalah : No Surat, Nama, Tanggal Lahir, jenis Kelamin,Alamat, No KTP, Jabatan, dan tanggal selesai pekerjaannya.

Langkah pertama yang kita lakukan adalah ,membuat table di excel dengan menggunakan bagian surat yang perlu di isi, Contoh tablenya pada gambar berikut :

mailing list microsoft word 2016
tabel mailing list excel

Yang perlu diperhatikan pada saat membuat tabel ini adalah, pastikan nama bagian-bagian yang mau diisi berada di baris no 1 seperti yang diarsir kuning pada gambar. Tujuannya untuk mempermudah membuat mailing list dari word ke Excel.

langkah selanjutnya kita buka kembali file surat document di word, kemudian kita klik mailings > Select recipients > use existing list. kemudian pilih document excel yang sudah kita buat tadi. Seperti gambar di bawah ini :

mailing list microsoft word 2016
insert file exce yang kita buat
mailing list microsoft word 2016
tampilan insert merge field saat kita sudah pilih file excel yang kita buat

Setelah memilih file excel yang kita simpan tadi, selanjutnya kita mulai mengisi suratnya, caranya dengan menempatkan kursor di depan bagian-bagian yang mau kita isi, kemudian pilih insert merge field, dan kita pilih sesuai bagiannya. Setelah terpilih semua akan kelihatan seperti gambar di bawah ini.

mailing list microsoft word 2016
tampilan surat seteleh insert merge field
mailing list microsoft word 2016
tampilan setelah preview result ditekan

Untuk mengecek hasilnya kita tekan preview results, dan anak panah kanan untuk mengecek satu-satu. Selanjutnya tinggal di print sesuai kebutuhan.

Untuk Jelasnya bisa dilihat di video berikut ini :

Demikian cara menggunakan mailing list di microsoft word, semoga bermanfaat

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *